A fejlesztő programok előkészítése során apróságnak tűnik, hogy milyen helyszínt választunk. Azonban még egy egyszerűbb fejlesztési beavatkozás esetében sem mindig könnyű jól dönteni, ha pedig valami összetettebben gondolkozunk, már egy sor dologra kell odafigyelni. Nézzük meg, hogy a helyszín kiválasztásakor milyen praktikus szempontokat érdemes figyelembe venni, és hogy mi van a praktikumon túl!
Az nyilvánvaló, hogy ha valamilyen fejlesztési beavatkozásba fogunk, szükségünk lesz egy helyre, ahol meg tudjuk tartani. A különböző érintettek mást és mást fognak szem előtt tartani: A költséggazda azt szeretné, hogy minél olcsóbb legyen. A megvalósító szakembernek a helyszín adottságai lesznek fontosak. A résztvevők nem bánnák, ha könnyen meg lehetne közelíteni, és ha kocsival mennek, tudnának parkolni. Nézzük, hogy a folyamat felelősének, a rendszerszemlélet elsődleges képviselőjének mi mindent érdemes mérlegelnie:
Tényleg megfelelő? A legfontosabb szempont, hogy olyan helyszínt válasszunk, ahol valóban meg tudjuk valósítani a tervezett programot. Alap elvárás, hogy a terem szellőztethető és kellően világos (lehetőleg természetes fénnyel) legyen. Attól, hogy elvben elfér benne 12 db szék, rajta 12 résztvevővel, még nem biztos, hogy megfelelő egy kiscsoportos gyakorlásra épülő tréningnap megtartására. Ha nem elég nagy a hely, megnehezíti a munkát a sok áthallás, vagyis az, hogy a résztvevők a szomszéd csoportban zajló beszélgetésétől pont a sajátjukat nem hallják rendesen. Sok teremben a padlóhoz rögzített asztalok állnak, ami nem engedi, hogy szabadon használjuk a teret. Így lehet, hogy már a kis csoportokat sem tudjuk igazán kialakítani. Az ilyen problémák elkerüléséhez érdemes a helyszínt előzetesen személyesen felkeresni, és megnézni a lehetséges termet, termeket.
Házon belül vagy kívül? A külső helyszínen megtartott programok általában megkönnyítik, hogy a résztvevők a fejlesztési folyamatra tudjanak koncentrálni. Fizikailag és ezáltal mentálisan is eltávolodnak a munkától, és nem mellesleg kevésbé elérhetőek is. Ha a külső helyszín mellett döntünk, érdemes a megközelíthetőségre és a parkolásra figyelmet fordítani.
A külső helyszín és az ellátás azonban jelentős költséget jelenthet, ezért fontos az optimális megoldást keresni. A hosszú távú gazdaságosság érdekében sok vállalat tréningtermeket, akár egész tréning központot alakít ki házon belül. Enélkül is házon belül tarthatunk egy programot, ha van egy megfelelő kialakítású tárgyalónk (lásd az előző pontot). Ez azonban nagyobb tudatosságot igényel a szervezettől: A résztvevők kevésbé távolodnak el a munkahelyüktől – hiszen fizikailag ugyanott vannak, mint bármely másik napon –, ami miatt nehezebb az odakoncentrálás. Nagyobb a kísértés, hogy szünetben csak ezt-azt elintézzenek, vagy a vezetőjük illetve a kollégájuk beugorjon értük a programra. „Kinga, 10 percre nagyon kellenél nekünk.” És az igazság az, hogy megoldanák nélküle, ha ténylegesen házon kívül lenne...
Hogyan alakul ez csapatok fejlesztésénél? Egy kicsit mást kell mérlegelni abban az esetben, ha csapatok együttműködésének fejlesztéséről van szó. Ha egy csapat teamcoachingban vesz részt, vagy együttműködési workshopot tartanak, külön értéke van a folyamat szempontjából, ha a saját környezetükben zajlik a munka. Jó példa erre, hogy az agilis csapatok fejlesztését szívesen végezzük a team space-ben. Ez alól kivétel lehet, ha a diagnózis során arra derül fény, hogy egészségtelen dinamikák jellemzik a csapat működését, és a cél kimozdítani őket ebből. Ezt jól tudja támogatni egy idegen környezet, ahol kevésbé aktiválódnak a megszokott mintázatok.
Hogyan válik a helyszín programszervezési szemponttá? Előfordul, hogy a helyszín adott. Ha egy folyamat része például egy üzemlátogatás vagy valamilyen terepgyakorlat. Mivel egy üzem elhelyezkedése adottság, bizony nekünk kell igazodni. A földrajzi távolságok néha azt indokolják, hogy szervezzünk többnapos programot, mert az oda- és visszaút túl sok időt elvenne egyetlen napból.
Mit mond a programról a helyszín? Nem szabad elfelejtkeznünk arról sem, hogy a helyszínnek üzenet értéke is van. Ez az üzenet sokszor kimondatlan – és nagyon gyakran nem is szándékos –, mégis hatással van a program fogadtatására, az elköteleződésre. Ha például mindig a központhoz közeli helyszínre szervezzük a programjainkat, a vidéki telephelyekről érkezők érezhetik úgy, hogy ezzel a központ a felsőbbrendűségét akarja kifejezni. Pedig valószínűleg csak nem jutott a szervezők eszébe, hogy időnként lehetne máshova is menni.
A másik mérlegelendő szempont, hogy mihez vannak szokva a szervezet tagjai. Önmagában furcsán hathat, ha eddig mindig valamilyen divatos helyen voltunk, és az új programot most mégis a helyi művelődési házba szervezünk meg. Lehet, hogy a szervező fejében az volt, hogy a művháznál mennyivel könnyebb parkolni, vagy hogy mennyivel jobbak a terem adottságai. Magyarázat nélkül azonban nagyon könnyen úgy csapódik le a kollégákban a változtatás, hogy az új – nem annyira menő – helyszín őket vagy a programot minősíti. „Persze, mert a főnökök a szállodába mennek, mi meg megyünk a szocreálba...” „Na, ez az új dolog biztos nem fontos annyira, ha ilyen lepukkant helyet szerveztek hozzá...” Ilyen változtatások okáról érdemes az előkészítés során megfelelően tájékoztatni a résztvevőket.
A helyszín egy fejlesztési program szerves részét képzi, ezért a tervezéskor külön figyelmet kell fordítani rá. Egy rossz választás tönkretehet még egy egyébként jól kitalált folyamatot is. Ha külső partner bevonásával zajlik a fejlesztés, érdemes velük egyeztetni. Egyrészt számíthatunk ötletekre, javaslatokra tőlük, másrészt gyakran rendelkeznek ők maguk is fejlesztési célra kialakított termekkel. Számos partnerünk programjainak ad otthont például a Legacy tréningterme.
Nyíri Gabriella
Szervezetfejlesztő, tréner, coach
Hogy biztosan ne maradj le semmiről, kövess minket a közösségi médiában is: Facebook, LinkedIn, Meetup.com
