Azt gondolom, többen kaptunk már úgy visszajelzést életünk során, hogy nem tudtunk vele mit kezdni, vagy nem éreztük a változtatás kényszerét a visszajelzés hatására. Sőt, inkább nehéz érzéseket, ellenállást, frusztrációt generált. Azontúl, hogy ez lehet első reakcióban nagyon is általános, mondhatnám emberi, a visszajelzések befogadhatóvá tétele – ha úgy tetszik, emészthetősége – mégis nagyban függ attól, hogy a visszajelző személy ezt hogyan teszi. Mi az, amin múlik, mik azok a „szabályok”, amiket érdemes betartani ahhoz, hogy egy visszajelzés megérkezzen, és kiváltsa a kívánt hatást? Ezekre a kérdésekre keresem írásomban a választ.

De mi is az a visszajelzés?

Ha a visszajelzést rendszerszeméletű megközelítésben vizsgájuk egy rendszeren belül, a visszajelzés lehet pozitív és negatív is, attól függően, hogy milyen következményekkel jár a működésre. Így negatív visszacsatolás az, amely segít fenntartani az egyensúlyt a rendszerben, ellensúlyozni és szabályozni bizonyos tevékenységek következményeit. Míg pozitív visszacsatolás az, amikor a rendszer növekszik, vagy fejlődése során új egyensúlyi állapot felé halad (Tudomány és Egészség 2022).

Hétköznapi értelemben visszajelzést adni annyit tesz, mint információt adni. Információt vagy véleményt mondunk olyan valakinek, akihez bizonyos szempontok alapján kapcsolható az az információ vagy vélemény. Például: Blogot írok a visszajelzésről és az olvasók reagálnak, hogy milyennek találják az írásomat, mit tartanak, és mit nem tartanak benne „működőképesnek”.

A munkahelyi környezetben a visszajelzés az a folyamat, amiben konstruktív javaslatokat tesznek a kolléga szakmai és személyes fejlődésére, hatékonyságának növelésére, ezzel is biztosítva a szerveztettel szembeni elkötelezettségét, motiváltságát.  

Az O. C. Tanner kutatásából az is kiderült, hogy az alkalmazottak 37 százaléka szerint az elismerés a legjobb támogatás, amit a vállalattól vagy a vezetőtől kaphatnak. Az emberek értékelik, ha azt érzik, hogy fontos a vezetőjüknek az ő személyes fejlődésük, és ezt támogatja a visszajelzés által is.

Konstruktív visszajelzésre tehát mindannyiunknak szüksége van a munkavégzés során. Vágyunk rá, hogy tanulhassunk, előre léphessünk egy területen, és szeretjük is, ha magunkról, illetve a teljesítményünkről beszélhetünk.

Milyen okok húzódhatnak meg annak hátterében, hogy gyakran mégis félrecsúszik egy visszajelzés? Ez vezet vissza eredeti kérdésemhez, hogyan lehet jól ezt jól csinálni? Érdemes talán a felkészülésnél kezdeni.

Mielőtt – akár vezetőként – visszajelzést adunk, a siker érdekében érdemes az alábbi 7+1 pontot átgondolni:

1. Mi a célja a visszajelzésnek – hogyan válhat a másik hasznára?

Ez rögtön hozza is magával azt az általános érvényű megállapítást, hogy amit teszünk, azzal kapcsolatosan van választásunk, míg azzal kapcsolatosan, hogy kik vagyunk, sokkal karátosabb a mozgásterünk. Ebből következően, ha azt szeretnénk, hogy a visszajelzés hasznos és befogadható legyen a megfigyelt viselkedésre alapozzunk, ne a személy vagy a személyiség megítélésre.

2. Ez a saját visszajelzésünk vagy valaki másé? – Sajátunknak érezzük az üzenetet?

Ha a visszajelzés mögött az húzódik meg, hogy valaki más „úgy gondolja”, nem biztos, hogy jó a „közvetítő” szerepet vállalni. A visszajelzés szerencsés estben attól származik, annak kell magáénak érezni, akinél felmerül a kérdés, probléma vagy dilemma.

3. Melyek azok a kulcsüzenetek, amelyeket át akarunk adni – azok objektívek és tényekkel alátámaszthatóak?

Az objektivitás annyit tesz, hogy mellőzzük a megítélést és véleményt, és a helyzetben felmerülő tényekre hagyatkozunk. A szubjektív vélemények sokkal inkább személyes megítélésre alapoznak, ezért is sokkal könnyebb megcáfolni és visszautasítani őket. Az objektív tények semlegesebbek, könnyebb befogadni őket. Ezeket érdemes „listázni”, átgondolni. Felkészülni adatokkal, tényekkel, konkrétumokkal a visszajelzés előtt. Nézzünk erre egy nagyon egyszerű példát: Nem ugyanazt a hatást érjük el, ha például azt mondjuk valakinek, hogy „Nem tudsz soha időben feljelentkezni a meetingekre”, mint az „Utóbbi időben néhányszor - (X alkalommal) – nem csatlakoztál a meetingek kezdetére.”4. Hogyan, hol és mikor tervezzük a visszajelzés adását – megfelelő az időzítés és a helyzet?

A visszajelzés az azonnali visszajelzéstől a betervezett, előre meghatározott rendszerességgel zajló visszajelzésig széles skálán mozog. Nem érdemes lemondani az azonnali visszajelzés erejéről, de ebben az esetben is fontos, hogy megfelelő helyen és időzítéssel tegyük.

Tippek: Érdemes előre jelezni, hogy beszélni szeretnék az illetővel, ha tudjuk, hogy érzékenyen fogja érinteni a téma. Mondjuk el, küldjük el előre mi a célunk, hogy ne érje váratlanul, ne agyaljon feleslegesen. Ne hagyjunk sok időt az előbbi közlés és a tényleges beszélgetés között. Ne hagyjuk őt „túlgondolni” a dolgokat.

5. Mit érzünk a visszajelzés kapcsán – érzelmileg a „nullvonal felett” vagyunk?

Ha az érzelmeket elképzeljük egy számozott skálán, minden, ami a nulla felett van, az pozitív. Például: nyugalom, higgadtság, magabiztosság. A nulla ebben az esetben semleges. A nulla alatt a negatív érzelmek, mint például harag, sértettség, hezitálás, frusztráció helyezkednek el.  A visszajelzést akkor érdemes adni, mikor stabilak és optimisták vagyunk a helyzetet illetően (ez különösen fontos lehet, ha nehéz üzentről van szó).

6. Mit szeretnénk elérni, mi legyen a beszélgetés kimenetele?

Ahogy Joseph Grenny mondja:

„Ha az emberek látják a jószándékodat, elmondhatsz minden igazságot. Még akkor is, ha az üzenet kemény.”

Fontos lehet, hogy a másik fél érezze, hogy a személyiségét tiszteletben tartjuk, ha az üzent tartalma nehéz is a fogadó fél számára.

Ennél a pontnál a nyelvi finomságokra szeretnék utalni. A szavak, szófordultok használata nagyon árulkodó lehet szándék tekintetében. Nem ugyanazt a hatást érjük le, ha azt mondjuk valakinek: „Szeretnék beszélni veled” vagy „Beszélnünk kell.” Személy szerint én az első „meghívást” fogadnám könnyebb szívvel. Az sem közömbös az üzenet sikeressége szempontjából, hogy negatív (mit ne tegyen az illető) vagy pozitív (amit szeretnénk elérni) formában fogalmazzuk meg azt, például: „Ne beszélj olyan sokat” helyett „Érdemes meghallgatni mások véleményét is”. A visszajelzés előtt hasznos lehet akár írásban előre készülni a mondandónkkal, hogy elkerüljük a (passzív)agresszív szóhasználatot, kommunikációt.

7. Az, akinek az észrevételünket szánjuk, vajon hogyan fog reagálni a visszajelzésre?

Ha nem is tudjuk pontosan kitalálni, kiszámolni, hogyan fog a másik fél reagálni, érdemes előre felkészülni lehetséges reakciókra, amivel növelhetjük a magabiztosságunkat.  

+1 És ha már túl vagyunk egy a visszajelzésen, érdemes reflektálni arra, hogy mi ment jól, és mi az, amit legközelebb másként szeretnénk/érdemes csinálni.

Ezek a pontok segíthetnek bennünket abban, hogy az üzenet célba érjen. Ne felejtsük el, ha választhatnánk, legtöbben azt választanánk, hogy rendszeresen kapjunk konstruktív visszajelzést, olyat, ami segít bennünket, hogy tanuljunk, fejlődjünk és sikeresek legyünk.