Egy tanulságos történet arról, hogy hogyan adhatunk bizalmat vagy áshatjuk alá a motivációt egy feladat delegálásakor.
Ügyvezető Zoltán felkéri Marketinges Gábort, hogy kutassa fel, tesztelje le és vezesse be az Értékesítő Zrt. igényeinek leginkább megfelelő CRM rendszert. Tervezze meg a folyamatokat, állítsa hozzá a rendszer paramétereit és kezdjék el használni bízva abban, hogy ez is hozzájárul majd az értékesítési eredményeik növeléséhez. Zoltán biztosítja Gábort, hogy megbízik benne, hiszen ő a szakértő ezen a területen.
Marketinges Gábor nekilát a munkának, néhány hét múlva előáll egy megoldással mind a rendszerre, mind a folyamatokra vonatkozólag. Ügyvezető Zoltánnak tetszik, ami lát, biztatja Gábort a folytatásra.
Két héttel később Zoltán meghívja Gábort egy megbeszélésre, ahol Gábor meglepetésére egy új arc, Tanácsadó Tibor prezentál egy garantáltan működő folyamattervet a Gábor által javasolt CRM rendszer működtetésére. A prezentált folyamat persze nagyban eltér a Gábor által korábban javasolt és tesztelt folyamatoktól. Gábor és Tibor ezen összevitatkoznak, Ügyvezető Zoltán a vitában inkább hisz a Tanácsadó Tibornak, mint Marketinges Gábornak, amin Gábor megsértődik.
Zoltán később igyekszik rendezni a helyzetet Gáborral négy szem közt és próbálja rávenni, hogy legalább teszteljék Tanácsadó Tibor javasolt folyamatait is. Gábor ellenáll, hülyeségnek tartja és a sértettségéből sem enged.
Ügyvezető Zoltán kétségbeesetten hívja Coach Csabát, hogy már megint Marketinges Gáborral van baja, megint megsértődött, ő nem is érti, hogy hogyan állhat hozzá valaki ennyire egoból a munkához. Meg egyébként is, “én vagyok az ügyvezető, jogom van dönteni ilyen kérdésekben is”.
Coach Csaba, miután meghallgatta Zoltán kifakadását, “gyorssegélyként” egy kérdést tesz fel: “Zoltán, ha visszaemlékszel, amikor megbíztad Gábort az új CRM rendszer bevezetésével, mit mondtál neki arról, hogy hogyan fogtok erről dönteni?” A válasz: “Ezt így nem beszéltük meg előre. Mondtam neki, hogy megbízok benne, mert ő a szakértő...”.
Eddig a történet és az olvasó számára talán már feldereng a tanulság. Az Ügyvezetőnek teljes joga van Tanácsadókat bevonni, teljes joga van végső soron dönteni a CRM folyamatokról és teljes joga van bármire utasítania Marketingesét. Ugyanakkor, ha ezzel a jogával élni kíván, akkor Marketinges kolléga felé az a korrekt, ha ezt egyértelműen kommunikálja. A legjobb, ha már a feladat delegálásakor megállapodnak ebben. Mindez pedig az Ügyvezető felelőssége.
Hasonló helyzetek elkerülésére segítségünkre lehet, ha ismerjük a delegálás 5 szintjét. Ez alapján egyértelműbben kommunikálhatjuk az elvárásunkat és azt, hogy mit adunk át a döntési jogkörünkből munkatársunknak a delegált feladat végrehajtásában:
- Csináld pontosan azt, amit mondok. Ez egyenes beszéd: “Most nincs szükségem a kreativitásodra. Itt a pontos instrukció, azt kérem, hogy ezt csináld. Pont. Szólj, ha kész vagy.”
- Hozz döntési opciókat. Nézz utána a lehetőségeknek, gyűjts információt és ismertesd majd ezeket. Dönteni én fogok. “Szükségem van a kreativitásodra és találékonyságodra a lehetőségek felkutatásához. Ez biztosan hozzásegít majd, hogy jó döntést hozzak”
- Hozz egy javaslatot. A döntési opciókból válaszd ki a legjobbat és indokold meg. Meghallgatom, de dönteni én fogok. “A kreativitásod mellett szükségem van az ítélőképességedre is. Kíváncsi vagyok arra, hogy hogyan gondolkodsz és hogyan hoznál döntést. De ezt még én fogom meghozni.”
- Hozz döntést és informálj. Válaszd ki a legjobb opciót és hajtsd végre. Utólag meséld majd el, hogy hogyan döntöttél. “Rád bízom a döntést. A Te feladatod és a Te felelősséged. Érdekelni fog, hogy mit és hogyan döntöttél, de nem fogom felülbírálni.”
- Old meg egyedül. Hozz egy döntést és hajtsd végre. Nem kell róla beszámolnod sem. “Ezt teljesen Rád bízom. Tudom, hogy jó döntést fogsz hozni és meg is tudod valósítani, megkapod rá a felhatalmazást.”
Ügyvezető Zoltán és Marketinges Gábor történetében ez alapján már világos, hogy Zoltán a CRM bevezetését a 3. szinten szándékozta delegálni, de mindezt a 4. szinten kommunikálta Gábornak. Gábornak jól esett a kommunikált bizalom, sok munkát tett a lehető legjobb döntés meghozatalába. Szerette volna megmutatni, hogy rászolgált erre a bizalomra és a Tanácsadó bevonását ennek a bizalomnak a visszavonásaként értelmezte, ami gyorsan aláásta a motivációját.
A delegálás 5 szintjének ismerete és alkalmazása világos határokat jelöl ki kettőjük között. Biztosítja, hogy a munkatárs ne menjen tovább annál, amit a vezető bizalma megenged, de tegyen meg mindent azért, hogy ezt a bizalmat növelje.
Amikor legközelebb delegálsz valakinek, érdemes előre eldönteni, hogy mit vársz tőle és mekkora bizalmat adsz a felmerülő döntésekre, vagyis melyik delegálási szintet választod. Ha ez megvan, akkor ezt mondd el neki az elején!
Sőt, tanítsd meg a csapatodnak a delegálás 5 szintjét, legyen ez egy közös nyelv köztetek! Így sokkal egyértelműbbek lesznek a feladatok és a felelősségek, ami végső soron jobb eredményekhez vezet.
Csikós Tamás
szervezetfejlesztő, tréner, coach
Hogy biztosan ne maradj le semmiről, kövess minket a közösségi médiában is: Facebook, LinkedIn, Meetup.com: Budapesten és Debrecenben. Iratkozz fel a hírlevelünkre is!
